Column
来週の金曜日はいよいよ12月に入ります。
すでに11月に入って間もないころから町にはクリスマスツリーが飾られ、工夫をこらしたイルミネーションが点灯し、BGMもクリスマスソングが流れ、歳末の気分になってはいますが、これからはより一層あわただしい雰囲気になっていきます。
一年の最後の月はまとめの月ですね。
年内に完成させる仕事は、なるべく段取りよく計画的に早め早めにと思っていますが、相手のある仕事だったり、雑用に追われたりで、遅れ遅れになってしまいがちです。
また並行して、身辺の整理も進め、整理整頓された部屋で気持ちよく新年からは仕事にかかりとも考えています。
ところで、皆様は書類の整理や管理をどのようになさっていらっしゃいますか。
今の私の仕事は、過去の事例が大切なので、その意識からついつい収集した資料等が捨てられずに山積していく傾向があります。
手続をした記録は案件ごとにファイリングしていますが、問題なのは各種の参考書類です。
セミナーの資料やいただいたパンフレット、会社案内、雑誌等を見ていて気になった記事の切り抜き等…
一度よんで、あとは使わないかな、と感じても、セミナー資料は、いずれ私が話をする機会に参考になるかな…とか、会社案内は会社の沿革や取扱業務等が端的にわかるので、いずれ仕事等で関わってくるときに使えるかな、なんて考えて手元においてあったものがたまってしまいます。
先般来、このような参考資料は古くてまず使わないものは思い切って整理し、残りを電子ファイルにして保管することとしました。
これなら場所を取らずに資料を保管できるので名案だと考えたのです。
細かい表等をパソコンの画面で見るのは困難を伴うことになりますが、そこには目をつぶって省スペースを優先する考えです。
初めて気づいたことがいくつかあります。
まず、私が持っているプリンタについている機能を使って資料をPDFファイルに読み取っていくのですが、これが案外時間のかかる作業なのです。
ちょっと厚手のパンフレットなんかだと、30分くらいすぐにかかってしまう上に、ぼんやり機械的に手を動かしていると、どこまでやったかわからなくなってページを飛ばしてしまう危険があります。
それから、読み取ったPDFファイルにインデックスをつける作業が案外面倒で、手間がかかります。
この手間を惜しんで中途半端なタイトルをつけると書類を探すことが難しくなります。
一応、分野-年度-種類毎になるべく詳細なタイトルをつけて保存していますが、書類の整理はどうやっても面倒で大変なものですね。
皆様方はどのようにされていらっしゃいますでしょうか。
名案があったらご教示いただきたいと思います。
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