Column
昨日、私の場合は年の初めにまず業務スケジュールと課題の確認をする、と申し上げました。
みなさまも、年始の挨拶回りや安全祈願等の行事がひと段落すると、部門やチームごとに至近の業務課題とスケジュールの確認をなさると思います。
そのときにぜひ、許認可手続きについての確認を漏らさずにお願いできればと思います。
年度末や年度初めが更新時期になっている許認可の更新手続きは、とりかかっておくことが必要な時期にさしかかっていると思います。
社内で手続きをされる場合は、書類の準備開始のタイミングと、官庁への提出のタイミングを逃すことがないように、また、行政書士等外部に依頼される場合は、依頼のタイミングを逃すことがないようにお願いします。
これらの手続きを担当される管理部門のご担当者は、年度末から年度初めは、決算を始めとした諸手続きや、最近は導入されていることの多い各種のマネジメントシステムの年度の取りまとめ等多様な業務に忙殺されるかと思います。
頭の片隅にありながら、手がつかないうちに時間的にぎりぎりになってしまう、ということが往々にして起こり勝ちかと思います。
最短時間でこなそうとすると、ちょっとしたつまずきが重大な結果につながってしまうことも考えられますので、それを防ぐためにも、スケジュールを複数の方で共有化なさってください。
目的とする更新手続きに先立って実施すべき手続きがある場合もあります。
例えば、建設業許可の更新手続きでは、本来毎年行われているべき、毎事業年度の決算届が漏れていると、それを更新手続きに先立って行う必要があります。
専任技術者や経営管理者が前回許可を受けた時から変わっている場合も、本来は変わった都度に変更手続きを行う必要があるのですが、それが漏れている場合も同様です。
といった具合に、前段の手続き漏れがあって、しかも更新手続きの提出期限がギリギリということになると、大変リスキーな事態となってしまう可能性もあるのでご注意ください。
年の初めは、これらのある意味ルーティーンな仕事のスケジュールを確認するいい機会かと思います。