Column
年末らしいテーマと言えるかしら…。
会社員の頃から、書類の管理は苦手な方でした。
新しいテーマに取り組むとまずは関係する資料を集めるのですが、こちらが求めていることに関するドンピシャの資料なんてそうはあるはずもなく、ちょっとひっかかるような資料を集めて目を通してはメモを取る、という作業を私の場合はしていました。
関連情報のボーダーをどこにするのか、ついついあちこちに手を広げて集めると馬鹿にならない資料の山ができます。
資料整理の上手な方は捨てるのがうまくて、集めたものの見込が少ない分野などはバッサリ廃棄されていましたが、私の場合は往生際が悪くてまた見る機会もあろうかと、手元に残す分量が多かったのです。
それもファイリングはせず段ボール箱に詰め込んでいました。
それでも扱うテーマが限られているころは、ダンボール箱の真ん中から目指す資料を引っ張り出して見せて。周りから名人芸と揶揄われておりましたが、ある程度の職位になって守備範囲が広くなるとこの方法が通じなくなり、あれこれ試行錯誤しながらいきついたのが、なんでもかんでも電子データにする方法です。
月に数回、休みの日に会社に出て半日、書類を捨てる作業と電子データ化の作業をしておりました。
電子データ化した資料は、会議などの会合の資料は時系列にフォルダーを作成して格納し、その他の資料は、分野(大分類-小分類)ごとに入手年の順に整理し格納という方法でなんとか整理しておりました。
会社を辞めて個人で仕事をするようになってからはというと…、
まず、集める書類の分野というか項目数が、サラリーマン時代より多くなっています。
許認可項目数が多いのと、業務として扱うかどうかは別としてとりあえずとっておきたい資料やお付き合いのある会社に関する資料、さらに関係する分野の政策に関する資料や統計資料等々…。
お客様の個人情報的なものは、もちろん散逸してしまったり漏洩することがないように、個別にフォルダーを作成し、書棚に整理してありますが、それ以外は順次電子データ化をしています。
本日も午前中、この作業に励んでいたのですが、会社の大型コピー機のスキャンと違って、小型の家庭用のプリンタのスキャン機能は遅くて仕事が捗りません。
集める資料の量＞スキャンする資料の量
という状態が続いています。
どなたさまか、私はこうやってうまく整理がついている、というやり方をご存知でしたらぜひ教えてください。